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MISSION DE REMPLACEMENT

MISSIONS : Sous l’autorité hiérarchique du-de-la responsable du service de l’évènementiel et des relations publiques, vous gérerez les missions administratives et comptables du service évènementiel et des relations publiques. Vous participerez à la conception et à la mise en oeuvre des actions événementielles et des manifestations. À cet égard, vous serez notamment chargé-e de :

  • Accueillir le public et réceptionner les appels téléphoniques au bureau,
  • S’assurer de la bonne conformité de la gestion du budget alloué à la manifestation,
  • Réaliser des travaux de bureautique,
  • Assurer et suivre les réservations de salles,
  • Être force de proposition dans la présentation des salles,
  • Suivi du budget du service : suivi des demandes, saisie et suivi des bons de commandes, assurer un contrôle des dépenses en cohérence avec les lignes budgétaires,
  • Suivre les dossiers administratifs : gestion des locations de salles, saisie et envoi de courrier, prise de messages téléphoniques, aide polyvalente auprès des chargés-es de projets évènementiel, assistanat du-de la responsable de service, veille sur les marchés publics du service,
  • Gérer les congés de l’équipe, saisie et envoi,
  • Tenir les stocks de bureautique et de produits dérivés,
  • Mise à jour quotidienne du planning des manifestations,
  • Aide à la gestion de la cave et de ses annexes.

PROFIL :

  • Bac +2 en comptabilité et/ou assistanat de direction,
  • Connaissance de l’environnement territorial,
  • Maîtrise des règles protocolaires (formules de politesse, …), de secrétariat, d’orthographe et de grammaire,
  • Connaissance de l’organisation et des activités des services,
  • Techniques de recherche documentaire,
  • Entretenir un réseau avec les différents services,
  • Organiser et veiller au bon déroulement d’une réception,
  • Tenir un rétro-planning,
  • Qualités rédactionnelles,
  • Maîtrise de la bureautique,
  • Rigueur et organisation,
  • Faculté d’adaptation et polyvalence,
  • Autonomie et sens du travail en équipe,
  • Esprit d’initiative et dynamisme,
  • Qualités relationnelles (écoute, dialogue, communication),
  • Disponibilité et sens du service public.

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